Lean IT: menos es más

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Una mejora continua de los procesos para eliminar todas aquellas actividades que no aportan valor y poder responder de forma óptima a la demanda del cliente. Este es, a grandes rasgos, el objetivo de Lean, una filosofía que nació en las cadenas de montaje de los automóviles Toyota en los años 50 del siglo pasado y que con el tiempo ha replicado su éxito en otros sectores, como la banca, los seguros o la Administración Pública.

En esta traslación hasta otras áreas de actividad, en los últimos años se ha extendido su aplicación a las Tecnologías de la Información, lo cual ha dado lugar al nacimiento de un nuevo concepto: Lean IT.

Precisamente, este mismo mes se ha constituido la Asociación Española de Lean IT (AELIT), presidida por Luis Manuel García, director de PRISA Servicios Digitales. El propio García señala que aunque las TI constituyen el sector donde “más ha tardado en aterrizar Lean”,  ya se está viendo su gran utilidad, hasta el punto que Lean IT podría convertirse en “la siguiente revolución industrial”.

De momento, la misión de AELIT consiste en promover entre las áreas de tecnología de las empresas las mejores prácticas para alcanzar la eficiencia, la calidad, la mejora continua y la innovación. Todo ello a través de la puesta en práctica de los cinco principios que resumen la filosofía Lean:

1.- La redefinición del valor desde el punto de vista del receptor, es decir, del cliente.

2.- La identificación de los distintos eslabones que componen la cadena de procesos que aportará ese valor al cliente.

3.- La creación de un modelo pull con el que poder trabajar bajo demanda y que permita que el cliente disponga del servicio en el momento en el que lo necesite.

4.- El establecimiento de un flujo continuo de trabajo en el que todos los pasos estén equilibrados para obtener el resultado final sin interrupciones. Se trata de eliminar lo que Lean denomina residuos o desperdicios: sobreproducción, tiempos de espera entre distintos procesos, repetición de actividades…

5.- La apuesta por una mejora continua que nunca dé por hecho que lo que tienes es suficientemente bueno. En otras palabras, el número de pasos y la cantidad de tiempo e información necesarios para llegar al cliente debe ir disminuyendo progresivamente.

 

En la práctica

Para ayudar a aplicar estos principios, Lean se respalda en diversas herramientas, entre las que destacan las siguientes:

  • La metodología 5S.Técnica de gestión orientada a conseguir de forma permanente lugares de trabajo más organizados, ordenados y limpios, con el fin de lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Para ello, es preciso aplicar cinco conceptos:
    - Seiri (clasificar). Retirar de las zonas de trabajo todo aquello que no sirve y no se utiliza para las tareas diarias y habituales.
    - Seiton (ordenar). Cada pieza, elemento o herramienta debe estar en su sitio al inicio de la actividad.
    - Seiso (limpiar). Todo el entorno de trabajo y aquello que utilicemos para realizar las labores debe estar limpio: suelo, mesas, herramientas…
    - Seiketsu
    (estandarizar). Las prácticas anteriores deben expandirse por toda la organización y formar parte de la cultura de la empresa.
    - Shitsuke
    (disciplinar). Convertir esta metodología en un hábito de obligado cumplimiento.

  • Tableros kanban. Gracias a estos tableros, se facilita la consecución del principio del flujo continuo. En concreto, a través de tablas o diagramas se representan de forma muy visual las metas a corto y medio plazo de un proyecto y sus correspondientes responsables. Se trata de que un vistazo se pueda comprender y analizar cómo evoluciona cada tarea, lo cual también permite compartir experiencias, detectar problemas e identificar mejoras.
  • Árbol crítico de calidad (CTQ, Critical to Quality Tree). Diagrama que representa las necesidades y requisitos del encargo realizado y que debe estar validado por el cliente.
  • Diagrama SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer). Representación gráfica de todos los implicados en la cadena de valor y lo que debe aporta cada uno: desde los proveedores hasta el cliente.

Además, según apunta el presidente de AELIT,  para trabajar acorde con los principios de Lean es muy importante romper el paradigma de que “el jefe es el que sabe y los trabajadores ejecutan”. Muy al contrario, esta filosofía aboga por la involucración directa de todos los empleados en la consecución de los objetivos empresariales. No en vano, conocen la situación real, el día a día, y por lo tanto son los más indicados para identificar los residuos y proponer ajustes o cambios para optimizar el rendimiento.

Tal y como señala Luis Manuel García, en este punto quizás el mayor inhibidor se encuentre en la capa directiva, que debe entender un cambio fundamental: dejar de ser jefes para convertirse en responsables, lo que implica identificar y facilitar a los empleados los recursos necesarios para que puedan ejecutar su trabajo, bajo autocontrol, de una forma óptima.

García también insiste en la necesidad de estandarización: “No intentes mejorar lo que no está estandarizado porque puedes crear más ruido del que ya tienes”. Y en el caso concreto de las TI, una buena base puede encontrarse en las normas ITIL. “ITIL estandariza un poco la forma de trabajar en el ámbito de las tecnologías, pero no entra tanto en cómo hacerlo de manera más eficiente y en que eso perdure, algo en lo que sí puede ayudar Lean”, concluye el presidente de AELIT.

AELIT está presente en LinkedIn (Comunidad Lean IT) y en Twitter (@AELIT_Esp)

José Ángel Plaza

Equipo de Transformación de PRISA

1 Comentario

  • avatar Enrique 21 septiembre, 2016

    Muy interesante!

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