Netiquette: 20 consejos básicos al escribir emails

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  1. Usa como remite tu nombre real completo: Elegir como nombre de remitente cosas como “holaaa” o “pepe” (sin apellidos) es un error. El remitente muchas veces se añade a la agenda del móvil o del ordenador automáticamente y los nombres no son únicos en el mundo.
  2. No escribas en mayúsculas EQUIVALE A GRITAR Y RESULTA INCÓMODO
  3. Usa un tamaño de imágenes adecuado Si no es necesaria una imagen con alta calidad, redimensiónala a un tamaño adecuada a los emails. Entre 600 y 1200 píxeles de ancho debería ser más que suficiente.
  4. Ojo con la ironía: El email carece de tono e imagen directa, y muchas cosas pueden malinterpretarse. Una contestación dura puede tomarse peor de lo que es en realidad, y la ironía no siempre se capta como tal.
  5. Describe, no obligues: Incluir un enlace a un video o a una web acompañadas únicamente de textos tipo: ¡Másmola! o ¡Buenísisisimo! no es lo ideal. Es mejor añadir una descripción concisa porque mucha gente estamos ocupados o puede no ser un buen momento para abrir determinadas cosas. Algo del estilo “video de un bebe bailando, me encanta” o “video sobre el papel de los grandes bancos en la crisis mundial” permite dar al destinatario el poder de decidir si el contenido le va a interesar o simplemente manda a la papelera o deja en espera tu mensaje.
  6. Usa sólo formato HTML si es necesario Si se trata de un mensaje únicamente de texto es preferible usar formato “texto plano” que recurrir al uso de HTML (incluye imágenes, tipos de letra, etc).
  7. Cuida la presentación usa espacios entre líneas, párrafos no demasiado extensos, y un formato cómodo para el lector.
  8. Sintetizar: El tiempo es oro, sintetizar un arte y en Internet todo transcurre aún más deprisa. Hay que ser breve, no uses los emails para convertirte en un ladrón de tiempo.
  9. ¿Realmente es necesario usar “Responder a todos”? el remitente puede haber añadido muchas direcciones, pero si la respuesta va dirigida únicamente a él, ¿Para qué incluir a todos?
  10. Usar el campo oculto (CCO) en destinatarios múltiples si no se espera respuesta común: Excepto cuando se trata de un tema que concierne a todo el grupo y se discutirá entre varios, es incómodo e inseguro recibir mensajes que incluyen una ristra enorme de direcciones como daño colateral a la chorrada adjunta (el concepto chorrada suele ser el que suele incluir múltiples destinatarios). El CCO se activa generalmente en las opciones de  “ver” de tu programa de correo y las direcciones que se añadan ahí no las verán el resto de destinatarios. Lo ideal es ponerte a tí mismo en el campo “para” o “de” y a todos los demás en oculto, no tienes porque ir revelando las direcciones de otros por ahí ni exponerlas al lado oscuro del spam.
  11. El asunto nunca debe estar vacío y debe ser descriptivo. El nombre no vale, ni cosas como “hola”. Es mejor algo como “Video del gato ninja”, “Informe sobre audiencias marzo” o lo que sea. Mucha gente recibimos cientos de email al día y además los guardamos para consulta o “to-do”. Un buen asunto ayuda a localizar rápidamente cualquier cosa.
  12. No se deben adjuntan videos, powerpoints chorras o archivos enormes sin avisar, mejor lo subes a youtube y envías el enlace. Con las conexiones móviles e incluso algunos ADSL básicos como el “1Gb de telefónica” el ancho de banda cuesta y reventarlo con emails que a veces ni siquiera hacen gracia no es respetuoso, además frenan la entrega de otros correos e incluso pueden llenar la bandeja de entrada. Recibir un video de 20Mb como adjunto, en vez de mandar un enlace a servicios como Dailymotion o Youtube, no siempre es lo ideal.
  13. No se reenvía el 99,999% de los mensajes cadena. Casi todos son mentira, virus hoax, o simplemente tonterías. Sobrecargan los servidores, pueden hacer que entres en listas negras de spam y a menudo incluyen seguimiento para aumentar las bases de datos de direcciones para spammers. Son muy perjudiciales para el que los recibe y además para el que los envía -que demuestra ser excesivamente crédulo-. Varios ejemplos de este tipo de mensajes podéis encontrarlo en la web Ihatehoaxes pero hay una regla que se suele cumplir:  Si algo dice “reenvíalo ¡deprisa!” seguramente deberías arrastrarlo a la papelera y olvidarlo.
  14. Ojo con las firmas. No añadir firmas demasiado largas, ni datos de la empresa o personales. Un buen truco es, a nivel corporativo, añadir una página con la política de reenvío de emails, y en estos simplemente poner un enlace a esta página. Más sobre las firmas de email
  15. Mantén el Re: en el asunto si se trata de una respuesta, algunos usamos este tipo de filtros para saber si algo es nuevo o se trata de una contestación a algo que hemos enviado previamente.
  16. Ojo con los filtros antispam. No incluyas palabras como viagra, spam, etc sobre todo hacia cuentas de hotmail, gmail, etc. Tampoco incluyas un listado de enlaces sin texto… Lograrás que el mensaje termine en las carpetas de correo basura por error y que probablemente no sea leído.
  17. Vigila qué cuentas usas para según que cosas. Lo ideal es tener una cuenta “seria” con el nombre real y otra para publicidad, comentarios en blogs, etc. No queda muy bien enviar cosas como “capitansalami@jarrrmail.com” o “eldiosdelcrapuleo@ggmail.com” si se trata de un asunto de trabajo, por poner un ejemplo.
  18. Cuidado con determinados adjuntos Los ficheros .js, xlc o doc a veces dan problemas con los Mimetypes (estandar para manejar extensiones en correo) o con los antivirus, y no llegan bien. Es mejor botón derecho y “enviar a carpeta comprimida” para enviar como zip. Por supuesto antes de enviar algo deberías asegurarte de que no se trata de un virus ni nada similar
  19. Cuida la ortografía y redacción.
  20. No uses la etiqueta Importancia Alta a no ser que sea absolutamente necesario. Respeta la capacidad de decisión de la gente y si algo realmente no es absolutamente urgente e imprescindible no se debe comunicar como tal.

Raúl Blanco
PRISA Digital

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