Un archivo personal en el correo electrónico: las fichas Farley

Fichas Farley

Tener un fichero personal completo con detalles de toda la gente con la que trato profesionalmente facilita muchísimo mi tarea como periodista.

En los tiempos del papel, llevar al día un sistema así debía consumir bastante tiempo (para elaborar, buscar y ordenar las fichas) y espacio (para guardarlas). Ahora, gracias a los servicios de correo electrónico mediante cliente (como Outlook) u online (como Gmail), ni el tiempo ni el espacio son excusa para no trabajarse esta utilísima herramienta profesional.

El sistema que yo utilizo está basado en el de las fichas Farley, llamadas así en honor de su inventor, que fue jefe de campaña de Roosevelt y más tarde alto directivo de Coca Cola. En concreto, James Farley apuntaba en fichas toda la información relevante de las personas con las que trataba Roosevelt (datos biográficos estándar, pero también gustos, maneras de hablar, fecha y circunstancias del encuentro…) de forma que, si su jefe volvía a encontrárselos, un vistazo rápido a la ficha le permitía recordar todos esos detalles. Esto tenía un efecto muy favorable en el interlocutor (“¡el presidente recordaba que la última vez que nos vimos le recomendé que tomase las croquetas de mi pueblo!”).

Imagen: Smithsonian Institution from United States

James Farley. Imagen: Smithsonian Institution from United States

Esta estrategia claramente electoral puede utilizarse también con provecho en un contexto profesional. En mi caso, como periodista, me es muy útil para tener siempre fresco lo principal de las personas con las que me relaciono cotidianamente en mis tareas informativas, y también me sirve para recordar detalles de conversaciones que tuve con personas a las que hace tiempo que no trato pero con las que he de volver a contactar por motivos periodísticos. Son solo dos ejemplos que seguro que se pueden extrapolar fácilmente a otras ocupaciones profesionales.

En mi caso, mis fichas están en Outlook, pero serviría también el espacio de “notas” que tienen los contactos de servicios como Gmail. Para que sean útiles, la información que se apunte ha de tener un claro sesgo interpersonal, en el sentido de que concierna tanto a la vida del fichado como a la mía. En este sentido, yo les doy, fundamentalmente, tres usos: para fechar y poner algún párrafo de algún hito profesional del fichado que yo haya presenciado o seguido (“como dijiste aquella vez en el Congreso de Marcas…”); para apuntar detalles de la vida personal que sean importantes (alguna operación que hayan sufrido, por ejemplo, o la muerte de algún ser querido, información muy importante para no meter la pata); y para registrar rasgos del carácter que sean relevantes (si es vanidoso, por ejemplo, o desconfiado).

Farley

Ejemplo del apartado de Notas de una Ficha Farley archivada en Outlook.

Me gustaría destacar dos cosas más:

  • Primero, el sistema de fichas no es un truco barato para ganarse a la gente. Está claro que tiene interés profesional, pero no se trata solo de eso. Muchas veces hablo con gente con la que he tratado profesionalmente pero con la que ahora solo mantengo una relación de conocidos, y es estupendo en todo caso seguir contando con su ficha para recordar qué cosas le han pasado, como por ejemplo una operación pasada, por las que uno puede preguntar e interesarse. A lo mejor, sin la ficha me habría olvidado.
  • Segundo, en estos tiempos en los que casi todo se filtra, conviene que las fichas no contengan información que no nos gustaría que cayera en manos del fichado. Así, uno puede pensar que tal persona es “un miserable”, pero no recomiendo ponerlo así en la ficha. En mi caso, uso ciertas claves que solo yo conozco para poner ese tipo de datos, digamos, “sensibles”. Por ejemplo, si una persona es susceptible a la adulación (algo que me es útil saber como periodista, pero que no me gustaría que la persona en cuestión supiese que pienso eso de ella), añado en su ficha una letra “k” suelta. Yo sé qué significa (para los curiosos, es porque “adulación” en griego empieza con “k”), pero para el resto del mundo es solo una letra sin sentido.

El uso de fichas Farley ha facilitado muchísimo mi vida profesional: da muchos más datos que una agenda normal, y además actualizarlas es una tarea que consume poco tiempo (aunque hay que ser constante). Basta con poner los datos que más nos interesen y algunas notas de nuestros contactos personales con los fichados; nada de largas biografías oficiales que, hoy en día, se pueden encontrar en cualquier parte de la Red o en el propio perfil de LinkedIn del interesado. Con unos minutos de dedicación diaria, se puede contar en muy poco tiempo con una herramienta de trabajo formidable.

Rafa Bernardo

Periodista de información económica en Cadena SER

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