A conquista da Galáxia. A app gamification para melhorar a productividade

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O talento dentro de uma organização acaba sempre por vir ao de cima porque é algo que brilha por si. Este é o caso de um grupo de colegas da PRISA Brand Solutions (PBS) que, de forma proativa e aproveitando os seus tempos livres, criaram uma aplicação móvel que promove o trabalho em equipa, o companheirismo, a avaliação de erros e a identificação de melhorias, ajudando-os a fazer melhor o seu trabalho. Manuel Castro, que idealizou este projeto, conta-nos tudo no Toyoutome blogue.

Na equipa de operações da PBS (ADOPS), desenvolvemos uma aplicação com a finalidade de aumentar a produtividade e melhorar a qualidade da informação das nossas equipas. Para tal, recorremos a estratégias de gamificação, uma tendência que ainda não está muito integrada no mercado espanhol, mas que se prevê que será utilizada em 70% das companhias nos Estados Unidos em 2018.

O que é a gamificação?

A gamification (gamificação, ludificação ou jogos sérios) é a utilização de elementos dos jogos para transformar os processos rotineiros em atividades mais eficientes e rentáveis para as companhias. Ainda são poucas as empresas que utilizam este sistema e, por norma, têm um perfil tecnológico, mas entre as organizações que o levam a cabo encontramos a Microsoft, a Google, a IBM ou a L’Oréal.

A Microsoft, com o Ribbon Hero, mostra aos seus utilizadores como utilizar melhor o Office ao mesmo tempo que procura detetar erros de software através de uma versão interna entre os seus funcionários. O objetivo do jogo da Google é a redução de gastos do pessoal, ao mesmo tempo que eleva a moral dos seus trabalhadores. O prémio é a doação a uma ONG do que foi poupado a nível de gastos. A L’Oréal, por sua vez, desenvolveu um jogo para recrutar funcionários, avaliar as competências dos candidatos e ajudá-los a descobrir em que departamento da empresa deveriam trabalhar.

Equipa de trabalho. Os primeiros passos

O grupo que desenvolveu esta ferramenta é constituído por mim, Manuel Castro (diretor do projeto), Pedro Sánchez (engenheiro informático) e Elena Serrano (diretora criativa). Todos pertencemos à equipa de operações da PBS, liderada por Pedro Obieta. Por ser uma proposta proativa e independente das nossas funções diárias, é levada a cabo na sua totalidade aos fins de semana e nos nossos tempos livres. A ferramenta ainda se encontra na sua fase beta mas, como explicaremos mais à frente, goza já de uma grande adesão interna e tem um potencial mais do que considerável de crescimento e evolução dentro da PRISA.

O primeiro passo para criar qualquer ferramenta deste tipo assenta em definir objetivos e um plano de ação e, assim, conceber a ferramenta com base nisso e dar resposta aos objetivos.

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A conquista da galáxia, a app gamification da PBS

A conquista da galáxia emula a estética dos videojogos dos anos 80, com 6 níveis que os funcionários devem ir completando e que levarão o vencedor à conquista do planeta antes dos seus colegas, o que se traduzirá num prémio composto por incentivos que será entregue mensalmente. É importante ter em conta que, desta maneira, só se premiará os funcionários que realmente o mereçam pelo seu trabalho e não se trata de dar incentivos só porque sim.

Cada nível baseia-se em algoritmos que medem os seguintes fatores:

  • O trabalho quantitativo individual por contas
  • Medidor de companheirismo
  • Interações comerciais/clientes
  • Incidências com faturação
  • Análise de receitas/Concretização de orçamentos
  • Ranking final

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Tenhamos em conta que a aplicação recolhe feedback automaticamente, pelo que não requer nenhum esforço extra da nossa parte e nos dá um nível de pormenorização da informação de cada funcionário muito exato.

Cada algoritmo tem uma “taxa de correção” (nível atmosférico no videojogo), já que cada empregado realiza funções diferentes que não podem ser medidas da mesma maneira.

A conquista da galáxia, as etapas do jogo

O jogo é composto por 6 níveis. É uma aplicação móvel responsive, pelo que se pode usar tanto no telemóvel como no computador.

1. O primeiro nível: O lançamento, em que cada empregado aparece como um astronauta e que permite criar avatares personalizando os capacetes com uma foto do rosto. Debaixo de cada um deles há uma nave espacial que, dependendo do trabalho realizado no mês anterior, se encontra mais próxima ou mais afastada da meta.

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2. O salvamento em órbita é o segundo nível e nele se mede o companheirismo e o trabalho em equipa de cada funcionário. Ao clicar sobre o nome de cada astronauta, este aparecerá mais afastado ou próximo de um segundo astronauta que precisa de ser salvo porque está à deriva no espaço. Conforme o grau de proximidade de um astronauta a outro, avalia-se a maior ou menor ajuda que presta ao colega.

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3. O terceiro nível é a comunicação extraterrestre. Neste nível, fazem-se inquéritos aos comerciais/clientes sobre a equipa, com a finalidade de identificar erros e possíveis melhorias. Os aspetos que se avaliam nos inquéritos realizados são:

  • O tempo de resposta.
  • A sua eficácia.
  • O conhecimento que cada funcionário tem.
  • A capacidade de resolução das diferentes dificuldades que surgem.
  • O trabalho em equipa que realizam.
  • O tipo de relação que têm.

Se, ao clicar no avatar de um funcionário, aparecer o extraterrestre do filme Marte Ataca!, isso significa que os comerciais pontuaram de forma negativa algum dos aspetos que são avaliados nos inquéritos.

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Por outro lado, quando as avaliações dos comerciais são positivas, aparece a imagem do ET, o Extraterrestre.

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4. A chuva de meteoritos compõe o quarto nível. Conforme o número de incidências geradas pelo comandante, a nave avança mais depressa ou mais devagar. Quantos mais meteoritos houver, mais lentamente avança e mais demorará o comandante na sua aventura pela conquista do planeta.

Se clicarmos sobre o nome de cada um dos nossos colegas, podemos ver a quantidade de meteoritos que receberam e surge também a informação do número de meteoritos que se dirigem para a nave desse astronauta em particular.

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5. O quinto nível é a velocidade da luz. Representa os dados económicos com que se trabalha em cada conta e recolhe receitas e orçamentos. Há Traffickers que trabalham com orçamentos maiores do que outros.

Se este for elevado, aparece a palavra High, simulando a velocidade a que a nave avança.

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No caso de se tratar de um orçamento mais baixo, aparece a palavra Low, o que implica que a nave avançará mais lentamente.

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6. No nível final, determina-se o vencedor. O primeiro lugar será representado pelo astronauta que coloca a bandeira e, em seu redor, encontrar-se-ão os jogadores que ocupam o segundo e o terceiro lugares. A ideia é que os funcionários vejam apenas os três primeiros classificados, já que é melhor evitar desmoralizar o resto da equipa ao mostrar-se publicamente os últimos classificados.

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Perigos a evitar com este jogo

O perigo é que a aplicação seja encarada pela equipa como uma auditoria e não como um jogo. Para o evitar, há três pontos chave:

  1. Envolver a equipa desde o início, averiguando os incentivos que avaliam de maneira mais positiva, alinhando-os (há o risco de dar a entender que somos mão-de-obra e não pessoas) com o desenvolvimento do grafismo e dos sons.
  2. Incentivos atrativos. Convém oferecer prémios chamativos para que os funcionários vivam o jogo de uma forma motivada.
  3. Imagem: deve ter uma estética divertida e um tom recreativo, sempre.

Adesão e próximos passos

Junho é o terceiro mês de aplicação desta ferramenta e os resultados não poderiam ser mais satisfatórios. Melhorámos os níveis de produtividade da equipa em 27% e não se gerou competitividade ou mau ambiente, muito pelo contrário.

É uma iniciativa modesta que criámos nos nossos tempos livres para melhorar a gestão da equipa do ADOPS, mas há já outras áreas interessadas na aplicação. Não vamos mais longe; a direção comercial da PBS pediu-nos que criássemos o mesmo projeto da aplicação para toda a sua equipa comercial.

Houston, está tudo em ordem, continuamos a avançar na nossa viagem interestelar.


Manuel Antón Castro Sanjurjo
Equipo de Operaciones, PRISA Brand Solutions

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