Lean IT: menos é mais

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Uma melhoria contínua dos processos de modo a eliminar todas as atividades que não oferecem valor e conseguir responder da melhor forma às necessidades do cliente. Este é, em traços largos, o objetivo de Lean, uma filosofia que nasceu nas linhas de montagem dos automóveis da Toyota nos anos 50 do século passado e que, com o tempo, repetiu o seu êxito noutros setores, como a banca, os seguros ou a administração pública.

Nesta senda de transposição para outras áreas de atividade, a sua aplicação foi alargada, nos últimos anos, às Tecnologias da Informação, tendo dado lugar ao nascimento de um novo conceito: o Lean IT. Precisamente neste mês foi constituída a Associação Espanhola de Lean IT (AELIT), presidida por Luis Manuel García, diretor da PRISA Serviços Digitais. O próprio García assinala que, apesar de as TI serem o setor onde “o Lean mais tardou em chegar”, já se está vendo a sua grande utilidade, ao ponto de o Lean IT ter o potencial de se transformar na “próxima revolução industrial”.

De momento, a missão da AELIT consiste em promover entre as áreas de tecnologia das empresas as melhores práticas para alcançar a eficiência, a qualidade, a melhoria contínua e a inovação. Tudo isto através da aplicação dos cinco princípios que resumem a filosofia Lean:

1. A redefinição do valor do ponto de vista do recetor, ou seja, do cliente.

2. A identificação dos distintos elos que compõem a cadeia de processos que oferecerá esse valor ao cliente.

3. A criação de um modelo pull com o qual se possa trabalhar por pedido e que permita que o cliente disponha do serviço no momento em que precisa dele.

4. O estabelecimento de um fluxo contínuo de trabalho em que todos os passos estejam equilibrados de modo a alcançar o resultado final sem interrupções. Trata-se de eliminar o que a filosofia Lean denomina de resíduos ou desperdício: superprodução, tempos de espera entre distintos processos, repetição de atividades…

5. A aposta numa melhoria contínua que nunca tome como certo que o que você tem é suficientemente bom. Por outras palavras, o número de passos e a quantidade de tempo e informação necessários para chegar ao cliente deve ir diminuindo progressivamente.

 

Na prática

Para ajudar a aplicar estes princípios, a filosofia Lean vale-se de diversas ferramentas, entre as quais destacamos as seguintes:

  • A metodologia 5S. Técnica de gestão orientada para obter de forma permanente locais de trabalho mais organizados, ordenados e limpos, com o intuito de alcançar uma maior produtividade e um melhor ambiente de trabalho. Para tal, é preciso aplicar cinco conceitos:
    Seiri
    (classificar). Retirar das áreas de trabalho tudo o que não presta e que não se utiliza para as tarefas diárias e habituais.
    Seiton
    (ordenar). Cada peça, elemento ou ferramenta deve estar no seu sítio no início da atividade.
    Seiso
    (limpar). Todo o local de trabalho e tudo o que utilizamos para realizar as nossas tarefas deve estar limpo: chão, mesas, ferramentas…
    Seiketsu
    (estandardizar). As práticas anteriores devem expandir-se por toda a organização e fazer parte da cultura da empresa.
    Shitsuke
    (disciplinar). Transformar esta metodologia num hábito de cumprimento obrigatório.

  • Quadros Kanban. Graças a este sistema, facilita-se a concretização do princípio do fluxo contínuo. Concretamente, através de tabelas ou diagramas, representamos de forma muito visual as metas a curto e a médio prazo de um projeto e os seus responsáveis correspondentes. A ideia é que, apenas com uma vista de olhos, se possa compreender e analisar a evolução de cada tarefa, o que também permite partilhar experiências, detetar problemas e identificar melhorias.
  • Árvore crítica para a qualidade (CTQ, Critical to Quality Tree). Diagrama que representa as necessidades e requisitos do encargo realizado e que deve estar validado pelo cliente.
  • Diagrama SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer – Fornecedor, Entrada, Processo, Saída, Cliente). Representação gráfica de todos os implicados na cadeia de valor e do que cada um deles contribui: desde os fornecedores até ao cliente.

Além disso, de acordo com o presidente da AELIT, para trabalhar conforme os princípios da filosofia Lean, é muito importante quebrar o paradigma de que “o chefe é que sabe e os trabalhadores executam”. Muito pelo contrário, esta filosofia advoga o envolvimento direto de todos os funcionários na concretização dos objetivos empresariais. E isto tem fundamento, pois eles conhecem a situação real, o quotidiano e, portanto, são os mais indicados para identificar os resíduos e sugerir ajustes ou mudanças para otimizar o rendimento.

Tal como refere Luis Manuel García, neste ponto, o maior inibidor talvez se encontre nos quadros de direção, que têm de compreender uma mudança fundamental: têm de deixar de ser chefes para se transformarem em responsáveis, o que implica identificar e fornecer aos empregados os recursos necessários para que eles possam levar a cabo o seu trabalho, com autossuficiência, de uma forma ótima.

García também insiste na necessidade de estandardização: “Não tente melhorar o que não está estandardizado porque pode criar mais ruído do que já tem.” E no caso concreto das TI, uma boa base pode ser encontrada nas normas ITIL. “A ITIL estandardiza um pouco a forma de trabalhar na área das tecnologias, mas não explica tanto como fazê-lo de uma forma mais eficiente e de modo a que seja mais duradouro, algo em que a filosofia Lean pode ajudar”, conclui o presidente da AELIT.

A AELIT está presente no LinkedIn (Comunidad Lean IT) e no Twitter (@AELIT_Esp)

José Ángel Plaza

Transformação PRISA

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