Netiquette: 20 conselhos básicos para escrever e-mails

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  1. Use como remetente o seu nome real completo. Escolher como nome de remetente algo como “olá” ou “Pepe” (sem sobrenomes) é um erro. O remetente muitas vezes é adicionado à agenda do celular ou do computador de maneira automática e os nomes não são únicos no mundo.
  2. Não escreva em maiúsculas. É O MESMO QUE GRITAR E INCOMODA.
  3. Use um tamanho de imagem adequado. Se não for necessário uma imagem de alta qualidade, redimensione-a para um tamanho apropriado para os e-mails. Entre 600 e 1200 pixels de largura deve ser mais do que suficiente.
  4. Cuidado com a ironia. O e-mail precisa de imagem e tom diretos, e muitas coisas podem ser mal interpretadas. Uma resposta dura pode parecer pior do que realmente é e a ironia nem sempre é entendida como tal.
  5. Descreva, não obrigue. Incluir um link de um vídeo ou uma página web acompanhadas apenas de textos como: “Muito legal!” ou “Bom demais!” não é o ideal. É melhor escrever uma descrição concisa porque muitas pessoas estão ocupadas ou pode não ser um bom momento para abrir determinados arquivos. Algo como “vídeo de um bebê dançando, adoro” ou “vídeo sobre o papel dos grandes bancos na crise mundial” permite dar ao destinatário o poder de decidir se o conteúdo será de seu interesse ou simplesmente vai enviá-lo para a lixeira ou ainda deixar a mensagem como não lida.
  6. Use somente formato HTML se for necessário. Se for uma mensagem unicamente em texto é preferível usar o formato “texto plano” do que recorrer ao uso do HTML (inclui imagens, tipos de letra, etc.).
  7. Cuide da apresentação, evite parágrafos extensos, use espaços entre as linhas e um formato agradável para o leitor.
  8. Sintetizar. O tempo vale ouro, sintetizar é uma arte e na internet tudo acontece ainda mais rápido. Seja breve, não use os e-mails para se tornar um ladrão de tempo.
  9. É realmente necessário usar o “Responder para todos”? O remetente pode ter adicionado muitos endereços de e-mails, mas a sua resposta vai dirigida somente a ele, então para que incluir a todos?
  10. Use o campo oculto (CCO) em destinatários múltiplos se você não estiver esperando resposta comum. Exceto quando se trata de um tema que tenha relação com todo o grupo e que será discutido entre vários, é incômodo e inseguro receber mensagens que incluem uma quantidade enorme de endereços eletrônicos como efeito colateral das bobagens anexadas. O CCO é ativado geralmente nas opções “ver” no seu programa de e-mail e os endereços que são adicionados aí, não serão vistos pelo resto dos destinatários. O ideal é colocar-se no campo “para” ou “de” e todos os outros em cópia oculta, você não tem porque revelar os e-mails de outras pessoas nem expô-las ao lado negro do spam.
  11. O assunto nunca deve estar vazio e deve ser descritivo. O nome não vale, nem coisas como “oi”. É melhor algo como “vídeo do gato ninja”, “relatório sobre audiências março”, ou o que quer que seja. Muitos de nós recebemos centenas de e-mail por dia e, além disso, guardamo-los para consulta ou “to-do”. Um bom assunto ajuda a localizar de forma rápida qualquer coisa.
  12. Não se deve anexar vídeos, PowerPoint sem sentido ou arquivos enormes sem avisar. É melhor fazer um upload no YouTube e enviar o link. Com as conexões móveis e até mesmo alguns ADSL básicos, tais como o “1Gb da Telefónica”, a banda larga leva mais tempo para conectar e, forçá-la com e-mails que muitas vezes nem chamam a atenção, é um desrespeito. Além de bloquear a entrega de outras mensagens pode também encher a caixa de entrada. Receber um vídeo de 20 Mb como anexo, ao invés de um link que direcione a serviços como Dailymotion ou YouTube, nem sempre é o ideal.
  13. Não se reenvia 99,999% das mensagens tipo corrente. Quase todas são mentiras, vírus hoax ou simplesmente bobagens. Sobrecarregam os servidores, podem fazer com que você entre em listas de spam e muitas vezes incluem seguimentos que aumentam os bancos de dados de e-mails para spammers. São muito prejudiciais para quem recebe e para quem envia demonstrando assim ser muito crédulo. São vários os exemplos deste tipo de mensagens que você pode encontrar na página ilhahoaxes, mas existe uma regra que se costuma cumprir: se em algum momento você ler “reenvia imediatamente”, é razão de sobra para você mandar a mensagem diretamente à lixeira.
  14. Cuidado com as assinaturas. Não adicione assinaturas muito longas, dados da empresa ou pessoais. Um bom truque é, no nível corporativo, adicionar uma página com a política de reenvio de e-mails, e nestes simplesmente colocar um link que leve a esta página. Mais sobre assinaturas de e-mail.
  15. Mantenha o RE. Se no assunto se trata de uma resposta, alguns de nós usamos este tipo de filtros para saber se algo é novo ou se é uma resposta a algum tema que enviamos anteriormente.
  16. Cuidado com os filtros antispam. Não inclua palavras como viagra, spam, etc. principalmente para as contas do hotmail, gmail, etc. Também não envie listas de links sem texto. O que você vai conseguir com isso é que a mensagem acabe nas lixeiras dos e-mails por engano e provavelmente não será lida.
  17. Observe que contas você utiliza para determinados assuntos. O ideal é ter uma conta “séria” com o nome real e outra para publicidade, comentários em blogs, etc. Não é de bom tom enviar coisas como capitaosalame@jarrrmail.com ou “o deusdocrapuleo@ggmail.com” se é uma questão de trabalho, por exemplo.
  18. Cuidado com determinados anexos. Os arquivos js, xlc ou doc às vezes dão problemas com os Mimetypes (padrão para manipular extensões de e-mail) ou com os antivírus, e não chegam bem. É melhor clicar no botão direito e “enviar pasta compactada” para enviar como zip. Evidentemente antes de enviar algo você deve se certificar de que não se trata de um vírus ou algo semelhante.
  19. Cuide da ortografia e da redação.
  20. Não use a etiqueta “Importância Alta” a não ser que seja absolutamente necessário. Respeita a capacidade de decisão das pessoas e se algo não for realmente urgente e imprescindível, não deve ser comunicado como tal.

Raúl Blanco
PRISA Digital

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