Um arquivo pessoal no correio eletrônico: as fichas Farley

Fichas Farley

Ter um arquivo pessoal completo com detalhes de todas a gente com quem lido profissionalmente facilita muito a minha tarefa como jornalista. Nos tempos do papel, manter em dia um sistema assim devia consumir muito tempo (para elaborar, procurar e ordenar as fichas) e espaço (para guardá-las). Graças aos serviços de correio eletrônico, sejam mediante programas (como o Outlook) ou online (como Gmail), nem o tempo nem o espaço são desculpa para não trabalharmos esta ferramenta profissional tão útil.

O sistema que utilizo é baseado nas fichas Farley, assim chamadas em honra do seu inventor, o diretor de campanha de Roosevelt (e mais tarde quadro superior da Coca-Cola) James Farley. Farley anotava em fichas toda a informação relevante das pessoas com que Roosevel lidava (dados biográficos padrão, mas também gostos, maneira de falar, data e circunstância do encontro…) de forma a que, se o seu chefe voltasse a encontrá-las, uma consulta rápida da ficha lhe permitisse recordar todos esses detalhes. Isso tinha um efeito muito favorável sobre o interlocutor (“O Presidente lembrava-se que, da última vez que nos tínhamos visto, lhe tinha recomendado os croquetes da minha aldeia!”).

Imagen: Smithsonian Institution from United States

James Farley. Imagen: Smithsonian Institution from United States

Esta estratégia claramente eleitoral também pode ser utilizada num contexto profissional. No meu caso, como jornalista, é muito útil para me recordar sempre do principal nas pessoas com que me relaciono no quotidiano das minhas tarefas informativas, e também para me recordar de detalhes de conversas que tive com pessoas que não vejo há muito tempo mas que tenho de voltar a contatar por motivos jornalísticos. São apenas dois exemplos que se podem extrapolar facilmente para outras ocupações profissionais.

No meu caso, as minhas fichas estão no Outlook, mas também poderia utilizar o espaço de “notas” que têm os contatos de serviços como o Gmail. Para que sejam úteis, a informação apontada tem de ter um teor interpessoal, no sentido em que diga tanto respeito à vida do interlocutor como da minha. Nesse sentido, utilizo-as fundamentalmente de três formas: para datar e escrever um parágrafo sobre algum marco profissional do interlocutor que tenha presenciado ou seguido (“como você disse daquela vez no Congresso de Marcas …”) detalhes importantes da sua vida pessoal (alguma operação a que tenha se submetido, por exemplo, ou a morte de algum familiar, informação muito importante para não ser indiscreto), ou traços de caráter relevantes (se é vaidoso, por exemplo, ou desconfiado).

Farley

Gostaria ainda de destacar mais duas coisas: primeiro, o sistema de arquivo não é um truque barato para conquistar as pessoas. É claro que tem interesse profissional, mas não se trata apenas disso. Muitas vezes, falo com pessoas com que já lidei profissionalmente mas que agora são apenas meus conhecidos, e é ótimo poder contar com as fichas delas para me recordar do que se passou, como por exemplo uma operação antigo, para poder fazer perguntas e mostrar-me interessado; sem a ficha, talvez me tivesse esquecido.

E em segundo lugar, nestes tempos em que quase tudo é filtrado, convém que as fichas não contenham informação que não gostaríamos que caísse nas mãos da pessoa visada. Assim, podemos até pensar que determinada pessoa é “um miserável”, mas não recomendo escrevê-lo na ficha. No meu caso, uso certos códigos que só eu conheço para anotar esses dados, digamos, “sensíveis”. Por exemplo, se uma pessoa for suscetível à adulação (algo que me é útil saber como jornalista, mas que não gostaria que a pessoa em questão soubesse que penso dela) escrevo na sua ficha uma letra “K” solta. Eu sei o que significa (para os curiosos, é porque “adulação” em grego começa com “K”), mas para o resto do mundo é apenas uma letra sem sentido.

O uso de uso de fichas Farley facilitou muitíssimo a minha vida profissional: oferecem muito mais dados do que uma agenda normal, e atualizá-las é uma tarefa que consome pouco tempo (ainda que tenha de ser constante). Basta anotar os dados que mais nos interessam e algumas notas dos nossos contatos pessoas com os visados; nada de grandes biografias oficiais que, hoje em dia, se podem encontrar na Internet ou no perfil de LinkedIn do interessado. Com alguns minutos de dedicação diária, podemos ficar em muito pouco tempo com uma ferramenta de trabalho formidável.

Rafa Bernardo

Jornalista de informação econômica da Cadena SER

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