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5 herramientas para trabajar en la ‘nube’

Trabajar en la ‘nube’ puede proporcionar a las empresas un importante plus de productividad. El cloud computing permite que los usuarios se comuniquen con mayor eficacia, compartan sus conocimientos, se organicen de forma óptima y almacenen y encuentren la información con gran rapidez.

Hoy las empresas tienen a su disposición desde servicios de infraestructura TI completos como Google Apps o Microsoft 365, hasta aplicaciones como Dropbox que apuestan por la interactividad y, sobre todo, por el trabajo y la información compartidos, como principio de eficiencia.

Incorporar el trabajo en la ‘nube’ puede suponer importantes ahorros para las empresas, al sustituir costes elevados de infraestructura (instalación y mantenimiento de hardware, adquisición de software y sus actualizaciones, técnicos, etc.), por los costes variables resultantes de subscribirse a un proveedor de servicios de cloud computing.

A continuación presentamos algunas de las herramientas más útiles para el trabajo online y los proyectos de trabajo compartido:

1.- Google Apps

La versatilidad de Google Apps permite a las empresas y particulares la comunicación, organización y colaboración entre los usuarios desde cualquier lugar o dispositivo conectado a Internet. En una única interfaz es posible comunicarse de manera sencilla con los demás miembros, a través del correo electrónico, mensajería, llamada telefónica o videoconferencia.

Google Calendar posibilita que los compañeros de trabajo compartan sus agendas y vean las de los demás, facilitando la planificación y organización de tareas o reuniones.

Google Docs, su herramienta más popular, es un paquete de ofimática en el que los usuarios crean y elaboran trabajos conjuntos y, si lo desean, de forma simultánea. La información está accesible en todo momento y guardada con copia de seguridad en la ‘nube’. Es compatible con todos los sistemas operativos (PC, Mac y Linux) y formatos (doc, xls, ppt y pdf).

Además, es posible a través de Google Market Place incorporar aplicaciones muy útiles que se integran en la cuenta de Google Apps, como traductores, herramientas de contabilidad y finanzas, gestores de clientes, proyectos y documentos, etc.

2.- Microsoft 365

No presenta importantes diferencias frente a Google Apps en cuanto a flexibilidad y funcionalidad. Aún así, es la herramienta de colaboración y productividad más reconocida de la industria.

Microsoft 365 dispone también de correo electrónico, calendario y contactos, gestionados desde Microsoft Exchange Online. Para el trabajo en equipo cuenta con las versiones en línea de Office (Word, Excel, PowerPoint  y OneNote).

Para comunicarse, los usuarios cuentan con Microsoft Lync Online, que dispone de mensajería instantánea, llamadas, videollamadas o conferencias. Mientras que Microsoft SharePoint Online funciona como centro para compartir documentos e información entre compañeros de trabajo y clientes, así como para colaborar en los proyectos y propuestas en tiempo real.

3.- Dropbox

Dropbox es una aplicación en la que el usuario, tras crear una cuenta, sube archivos a una ‘caja’ virtual a la cual puede acceder después, desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Además tiene la posibilidad de compartirlos con otros, prescindiendo de memorias externas.

Para las empresas existe una versión premium de 1 Tb de memoria, por una cuota anual de 795 dólares, por cada 5 miembros (y 125 por cada uno adicional). A pesar del precio, las necesidades actuales de trabajo (movilidad, uso de diferentes dispositivos, etc.) convierten a Dropbox en una herramienta de gran utilidad.

4.- Evernote

Evernote se presenta como una herramienta gratuita que permite “mantener las ideas organizadas”. Basta con descargarse la aplicación en cada uno de los dispositivos donde se quiera utilizar y guardar “notas” (archivos) de texto, audio, fotografía e imagen, páginas web, etc. Una vez subidas a la ‘nube’, todo queda ordenado por etiquetas, título, lugar o palabras clave.

Con una subscripción premium, ideal para centros de trabajo, es posible obtener mayor capacidad y rapidez, así como compartir las notas para que otros las editen, por 5€ al mes o 45€ al año.

5.- Instapaper

A diferencia de otras herramientas, que dependen de Internet para su funcionamiento, el potencial de Instapaper reside en que el usuario puede guardar el contenido íntegro de una web cuando tiene conexión y visualizarlo cuando no la tiene. Esta aplicación es útil en entornos de trabajo, al posibilitar la creación de una cuenta común en la que todos los miembros pueden compartir enlaces.

1 Comentario

  1. Raúl Ciriaco Méndez Méndez

    Estos programas van hacer de mucha ayuda para mi

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